TEDxBratislava | Ako mať najlepších dobrovoľníkov
TEDxBratislava - nezávislá konferencia pod licenciou TED, ktorá sa už päťkrát konala v našom hlavnom meste.
1354
single,single-post,postid-1354,single-format-standard,ajax_fade,page_not_loaded,,qode-theme-ver-6.5,wpb-js-composer js-comp-ver-4.4.3,vc_responsive

Ako mať najlepších dobrovoľníkov

16 Okt Ako mať najlepších dobrovoľníkov

Pokiaľ organizujete neziskové podujatie, zvyčajne potrebujete dobrovoľníkov, aby vám pomohli, pretože ledva pokrývate náklady na organizáciu zo sponzorských príspevkov, darov či predaja lístkov. Dobrovoľníci sú preto dôležitým základom pre úspešné podujatie. Do you want to organize a non-profit event? You will most likely need volunteers because you can barely cover the costs from funds you raise through sponsorship, donations or tickets. Volunteers are essential for the success of your event. Tento rok sme na TEDxBratislava mali ozaj skvelých dobrovoľníkov a oni sami veľmi ocenili náš spôsob spolupráce s nimi. Takže tu sú naše tipy, ako sme dosiahli príjemný zážitok pre účastníkov prostredníctvom manažovania dobrovoľníkov:

1. Venujte tomu svoju snahu.
Keď hľadáte dobrovoľníkom, ozaj tomu venujte svoju snahu. Pre nás dobre fungovalo nasledovné: Na našom blogu, Facebooku, Twitteri a stránke sme dva a pol mesiaca pred podujatím zverejnili, že hľadáme dobrovoľníkov. Tí sa mohli prihlásiť prostredníctvom formulára, kde napísali kto sú, prečo chcú pre nás dobrovoľníčiť a aké majú zručnosti. Zo všetkých sme asi mesiac pre TEDxBratislava vybrali 25, ktorým sme napísali a pozvali sme ich na prvé stretnutie. Ak niekto neprišiel bez ospravedlnenia, už sme s ním ďalej nepočítali. Na stretnutí sme všetko vysvetlili a dali sme im priestor na otázky. Následne sme vybrali ešte ďalších ako náhradu za tých, ktorých sme vyradili. S vybranými dobrovoľníkmi sme následne komunikovali cez Facebook skupinu, mohli sa na čokoľvek opýtať a my sme ich zároveň zapájali do niektorých prípravných záležitostí. Týždeň pred podujatím človek z tímu zodpovedný za dobrovoľníkov mal s nimi ďalšie stretnutie, kde sa opäť prebrali všetky záležitosti. Na tomto stretnutí už dobrovoľníci vedeli, aké budú na podujatí ich úlohy a zodpovednosti.

2. Majte lídra a rozdeľte zodpovednosti.
Určite jednu osobu z hlavného tímu, ktorá bude zodpovedná za všetkých dobrovoľníkov a komunikáciu s nimi počas príprav aj počas samotného podujatia. Táto osoba by vždy mala vedieť, kto robí čo a mala by vedieť premiestniť dobrovoľníkov z jednej activity na inú podľa potreby. Ak mate menšie tímy (napr. pre catering, registráciu), aj tieto male tímy by mali mať jedného človeka z hlavného tímu, aby sa dobrovoľníci mali na koho obrátiť s otázkami.

3. Správajte sa k dobrovoľníkom ako k rovnocenným.
Dobrovoľníci potrebujú jasné inštrukcie, dohľad a spätnú väzbu. Ale práve vám venujú svoju energiu a voľný čas. Zvyčajne sú nadšení pre vašu vec a majú ozaj úprimný záujem o jej úspech. Chcú vám pomôcť, tak to oceňte. Nebuďte povýšeneckí a nesprávajte sa k nim ako k podriadeným. Veľa ich chváľte a nebojta sa ich povzbudiť aj spontánnym „Si najfantastickejší/ia na svete“. Priateľsky ich motivujte ich a povzbudzujte. Z dobrovoľníkov môžu byť neskôr dobrí noví členovia tímu, dajte im to vedieť a oni vám dajú ešte viac energie a nadšenia.

4. Buďte osobní.
Možno máte veľa dobrovoľníkov, takže naučiť sa ich mená môže byť zložité. Ale mali by ste mať aspoň jednu osobu zodpovednú za prácu s nimi a táto osoba by ich mala po mene poznať. A aj každá osoba zodpovedná za menší tím by mala poznať mená tých svojich dobrovoľníkov. Aby ste si to uľahčili, vytvorte menovky s veľkými prvými menami pre členov tímu aj dobrovoľníkov a dajte im ich už počas príprav. Taktiež pred podujatím vytlačte zoznamy členov tímu s fotkami a zodpovednosťami a dajte ich dobrovoľníkom a aj naopak. Lebo volať na chalaniska menom je lepšie než “Hej, ty v žltom tričku” a robí to naozaj rozdiel. Pár týždňov po TEDxBratislava sme si urobili grilovačku s dobrovoľníkmi a bolo veľmi fajn stráviť tento čas s nimi spomínaním na niektoré najlepšie momenty podujatia.

5. Nechajte ich ukázať sa.
Keď prerozdeľujete zodpovednosti, nechajte ich najprv vybrať si oblasť, lebo sami vedia najlepšie, v čom sú dobrí. Nebuďte arogantní, že sami viete, čo je najlepšie. Niekedy práve dobrovoľníci, ktorí sami realizujú úlohy, vedia, či by sa niečo nedalo urobiť lepšie. Počúvajte ich návrhy, môžu mať dobré nápady. Pokiaľ tie nápady nemôžete použiť, vysvetlite im prečo, aby pochopili vaše zmýšľanie a aby si nemysleli, že ich len jednoducho ignorujete.

6. Nakŕmte ich.
V závislosti od dĺžky podujatia a jeho príprav pripravte pre dobrovoľníkov jedlo. Prineste vodu a niečo na zahryznutie, ak ide len o pár hodín. Ak je podujatie dlhšie, hlavne celý deň, zabezpečte im poriadne jedlo, ktoré im dodá energiu (nielen nejaké bagety, ale ideálne teplé jedlo, ovocie, šaláty a nejaké sladkosti). Pokiaľ však na to nemáte zdroje, dajte im to vedieť, aby si priniesli vlastné jedlo (zvyčajne im to neprekáža, ak im vysvetlíte, že jednoducho nemáte peniaze na jedlo pre nich či celý tím).

7. Buďte v pohode.
Niečo sa vždy pokašle, tak sa s tým zmierte už teraz. Bude to technika alebo nejaké ľudské zlyhanie. Alebo oboje. Ako sa s tým vysporiadate na podujatí, bude dôležité a ovplyvní morálku celého tímu. Môže sa stať, že budete nahnevaní, frustrovaní alebo spanikárite. Vyventilujte to, ponadávajte si troche (alebo aj veľa), ale hoďte to za hlavu. V žiadnom prípade nehádžte vinu na jedného človeka a neukazujte na neho prstom. Každý robí chyby a zvyčajne ten, kto tú chybu urobí, sa cíti najhoršie. Takže ho radšej povzbuďte a všetko bude ok. Ak používate vysielačky na komunikáciu tímu a dobrovoľníkov, občas zavtipkujte. Naozaj to pomáha udržať dobrú náladu aj počas tých najhorších chvíľ.

8. Buďte milí.
Vždy. To robí svet krajším miestom.

Toto sú naše rady, ktoré fungovali a dúfame, že budú fungovať aj pre vás. Ak máte aj vy nejaké tipy, dajte nám vedieť.

Ďakujeme dobrovoľníčke Veronike Melasovej za spätnú väzbu, na základe ktorej sme dali dokopy tento post. To really achieve success your working with volunteers must be close to perfect. This year, at TEDxBratislava, we had really great volunteers and they really appreciated our way of working with them. Here are our tips how to work with volunteers and make your event an enjoyable experience for all:

1. Give it an effort.
When you look for volunteers, give it an effort. Here is how we did it and it worked really great: Two and a half months prior to the event we made a post on our blog, Facebook, Twitter and web site. Volunteers could sign up via an electronic form, describing who they are and what their skills and motivation might be. We chose 25 of them and one month before the event we invited them for a meeting. When someone didn’t show up and didn’t even apologize, we deleted them from the list. At the meeting, we explained everything and provided room for questions. We added a few more people to the list to replace the ones we didn’t hear back from. We communicated with them through the Facebook group, we were open to any questions. We also asked them to help with some things even before the event. One week before the event, the team member responsible for volunteers called yet another meeting with volunteers at which they went through all the tasks and activities again. At this meeting, volunteers already knew what their assignments and responsibilities were.

2. Have leaders and divide responsibilities. Make one person responsible for all volunteers and for communicating with them during the preparation period as well as during the event. This person should always know who does what and should be able to assign activities to volunteers as necessary. If you have smaller teams (e.g. catering, registrations), these also need to have their leaders so that members of these teams always know who to turn to with questions.

3. Treat your volunteers as equals. Volunteers need clear direction, supervision and feedback. These guys volunteered their energy and free time to come and help you out. They are usually passionate about the cause and they have a genuine interest in its success. They want to help you. Appreciate it! Don’t be condescending and don’t treat them as if you were their superior. Say “well done” to them a lot and don’t be embarrassed to overdo it with compliments! (give them enthusiastic “You are bloody amazing”. ) Motivate and encourage them by being friendly. Volunteers can later become great new members of your team, let them know that, and they give you even more energy and enthusiasm.

4. Make it personal. You might have many volunteers so learning their names might be a challenge. However, the person in your team who is in charge of volunteers should know them well. If volunteers are divided into smaller groups, group leaders should also know their names by heart. To make it easier, make name tags, write their first names in big letters on them and give it to volunteers (and to team members) not only on the day of the event but also during preparations. Also, you can print the list of team members with photos, names and responsibilities before the event, distribute it to volunteers and the other way around. Calling volunteers by their first names rather than by “Hey you guy in the yellow shirt” makes a big difference. (Few weeks after the event we had a BBQ together – the team and the volunteers – and it was very nice to recall the top moments of the event again. Together.

5. Let them realize their potential. When distributing responsibilities, let the volunteers choose first, they know best at what they excel. Never be so ignorant as to believe that you always know best when in fact it is usually the people carrying out the tasks who know best. Volunteers are your logistics, so listen to them. They might have good ideas. If you can’t use their ideas, explain why, so they don’t get an impression you’re simply ignoring them.

6. Feed them. Adapt this one to the length of the event and preparations . If it’s just a few hours, bring water and small snack. If the event is longer, even the whole day, make sure you provide proper food full of energy (ideally warm food, fruit, salads and some sweet treat). If you don’t have the resources to buy food for the volunteers, let them know so they can bring their own (they usually don’t mind if you explain to them that you simply don’t have the money to buy food for them or the team).

7. Stay cool. Something is going to go wrong. Just accept it at the very beginning. It’s going to be some tech thing or some human factor failure. Or both. How you deal with it is crucial and will affect the morale of your team. You get annoyed, panicked, frustrated and angry. Yes, ventilate, swear a little (or little more) but move on, don’t pass the blame, don’t go round in circles or point a finger. Everybody makes mistakes and usually the person who does feels the worst. It’s better to be nice, say something consoling, and it will be ok. If you’re going to use walkie-talkies for the team and the volunteers, use them sometimes to drop a joke or two. It really helps to keep the spirit up all along, the worst moments including.

8. Be nice. Always. It makes the world a better place.

These are just a few tips that worked for us and we hope they will work for you. Let us know your tips too.

Thanks to our volunteer Veronika Melasova for the feedback on which we based this blog post.

Žiadne komentáre

Napísať komentár